Как малому и среднему бизнесу перейти от Excel к единой системе управления: опыт реального проекта

Точка отсчета: главные боли бизнеса

ООО «Крафтпак групп» производит и продает продукцию из гофрокартона, обеспечивает потребности внутреннего рынка в упаковке, а также занимается оптовой торговлей. 

До внедрения ситуация с автоматизацией в компании была типичной для многих предприятий МСБ. В бухгалтерии учет велся в программе «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси», остальные подразделения, включая производство и логистику, использовали привычные инструменты: MS Excel или таблицы в облаке. Коммуникация велась в мессенджерах. 

Полина Харевич, главный экономист ООО «Крафтпак групп», отмечает:

Полина Харевич,

главный экономист
ООО «Крафтпак групп»

— Прежде всего у нас не было прозрачности управленческого учета. Информация дублировалась, появлялись ошибки. Также были трудности с инвентаризацией, страдала коммуникация между отделами. Из-за того, что не было оперативной информации об остатках сырья, статусе заказов, страдали системы планирования и прогнозирования. Нам необходимо было автоматизировать все ключевые процессы: производство, продажи, управление финансами.

Критерии выбора

Бухгалтерия предприятия уже работала в программе «1С» от «МиСофт», но были и другие доводы. Андрей Мусатов, бизнес-аналитик «МиСофт», рассказывает, что внедрение «1С:Управление компанией» стало подходящим выбором с учетом масштаба компании и стоящих перед ней задач.

Андрей Мусатов,

бизнес-аналитик «МиСофт»

— Нам нужно было объединить продажи, закупки, производство и управленческий учет в одной системе и не усложнить проект. У разных решений «1С» свои задачи. Например, «1С:Управление торговлей» хорошо закрывает вопросы продаж, но нам нужно было учитывать еще и производство. Более комплексные системы закрывают многие процессы, но нам важен был баланс между функционалом, стоимостью и легкостью внедрения. «1С:Управление компанией» стал именно таким вариантом.

Процесс перехода: что пошло не по плану?

На первом этапе специалисты «МиСофт» разбирают существующие процессы предприятия, определяют, какие задачи можно закрыть стандартными возможностями системы, а где потребуются дополнительные настройки и доработки под специфику деятельности клиента. 

Андрей Мусатов подчеркивает: 

— Это может показаться само собой разумеющимся, но самое главное в процессе реализации проекта — полная вовлеченность руководителя или представителя компании. Проекты могут быть непростыми, и, если со стороны клиента нет заинтересованности в том, чтобы все задачи были решены, такие проекты очень тяжело реализовать полностью. 

В случае с «Крафтпак групп» и включенность, и контроль на каждом этапе присутствовали ровно в той мере, в какой это необходимо, поэтому проект был реализован так, как было запланировано. 

Полина Харевич со своей стороны отмечает, что проект потребовал доработок: 

— Необходимо было учесть специфику нашего бизнеса — в частности, особенности договорной работы. Чаще всего мы работаем с биржевыми и тендерными договорами, которые требуют абсолютно точного соблюдения сроков поставки, контроля количества. 

В соответствии с этими требованиями были настроены:

• виды и состояния договоров, чтобы можно было разделять производственную продукцию и товары;
• реквизиты в справочнике номенклатуры, необходимые для расчета финансового результата и аналитики;
• доработаны карточки номенклатуры;
• подготовлены необходимые компании печатные формы: «Отгрузочный лист», «Качественное удостоверение» и «Упаковочный лист».

Андрей Мусатов уточняет, что в соответствии с требованиями заказчика по маржинальной прибыли был разработан и внедрен учет по партиям и нетиповой отчет по финансовым результатам. 

— В процессе реализации проекта стало очевидно, что одной покупки и настройки программы для цифровизации недостаточно, нужна совместная работа команды заказчика и исполнителя. И тут хочется отдельно подчеркнуть, что в таких ситуациях крайне важно иметь ответственного представителя со стороны заказчика, который будет обладать достаточными полномочиями, знать процессы предприятия, а также координировать сотрудников, чтобы совместно с нашей командой двигать проект. В «Крафтпак групп» такой человек был — и это было важным условием реализации проекта. 

Переход на новую систему запланировали на 1 сентября 2025 года, и именно в этот день сотрудники «Крафтпак групп» начали в ней работать. Проект запустили в соответствии с графиком, определенным на старте. Спустя год компания уже может оценивать не только сам переход на новую систему, но и то, как она изменила повседневную работу.

Что изменилось после внедрения?

Сейчас компания работает в едином информационном пространстве, в котором можно проследить производственный процесс от получения заказа до выписки накладной. Стало видно, какие материалы используются, как проходит производство и на каком этапе находится доставка продукции. Параллельно удалось навести порядок и в данных, связанных с бухгалтерским учетом. Например, раньше при выписке накладной вместо выбора уже существующего договора могли создавать новый, со временем это привело к появлению большого количества дублей. 

Полина Харевич отмечает:

— За пять лет нашей работы накопилась огромная номенклатура в бухгалтерском учете. Мы вычистили нормативно-справочную информацию (НСИ). Присвоили дополнительные характеристики номенклатуре, разобрались с единицами измерения, с коэффициентами пересчета. Все это помогает проводить инвентаризацию и принимать оперативные решения. 

На практике изменения затронули не только порядок в справочниках. Информацию, которую сотрудники других подразделений раньше искали в бухгалтерской базе, теперь можно получать непосредственно из управленческой системы. Это позволяет быстрее находить и исправлять ошибки. Появилась возможность проследить всю цепочку процессов, увидеть, где возникает сбой или задержка и на каком этапе производства это происходит. Вместе с тем система позволяет в режиме реального времени формировать себестоимость оптовой торговли, производства и определять маржинальность. 

Выводы и рекомендации

Такой переход всегда требует от сотрудников изменить привычный порядок работы. В «Крафтпак групп» этот процесс тоже занял определенное время.

— Поначалу сотрудникам нужно было привыкнуть к новой системе, не все сразу приняли изменения. Но со временем стало понятно, что многие операции выполнять в программе «1С:Управление компанией» проще, чем в Excel. Помогло и то, что проект шел поэтапно, по согласованному графику: мы могли осваивать систему в работе, а не менять все процессы в один момент, — говорит Полина Харевич.

Опыт «Крафтпак групп» показывает, что подобный подход может быть актуален и для других небольших и средних компаний.

— «1С:Управление компанией» в первую очередь подходит небольшим и средним компаниям, где есть продажи, закупки, производство или услуги. Здесь удобно не только вести учет, но и управлять ресурсами: видеть, насколько загружено оборудование, какие бригады заняты, где есть свободные сотрудники. То есть понимать, что сейчас происходит в компании и как распределены ресурсы, — говорит Андрей Мусатов.

Кейс «Крафтпак групп» показывает, что для цифровизации не обязательно выбирать самое сложное решение. Важнее, чтобы система соответствовала масштабу компании и ее реальным задачам, а сам процесс внедрения был выстроен последовательно.

В этом проекте стандартные возможности «1С:Управление компанией» дополнили настройками и доработками там, где этого требовала специфика предприятия. В результате «Крафтпак групп» получила не «цифровизацию ради цифровизации», а более прозрачные процессы, единое информационное пространство и инструменты, которые помогают контролировать повседневную работу компании. 

Фото: ООО «Крафтпак групп», «МиСофт», Envato Elements

Партнерский материал